TeamSuite 導入事例インタビュー

JSR株式会社

今回は独自の技術で多様な製品を生み出し世界中に展開、グローバルな事業に取り組まれているJSR株式会社様にTeamSuite導入の目的、課題、運用方法や実際の効果など沢山のお話をお伺いしました。

ダイバーシティ推進室 兼 人材開発部
馬場 美智子さん(以下、敬称略)

製造技術第一センター鹿島チーム(取材当時)
相澤 花南さん(以下、敬称略)

社員が能力を発揮できる環境づくりへ

~ポジティブフィードバック→エンゲージメント向上→挑戦風土醸成~

―ダイバーシティ推進室として今回、TeamSuiteプロジェクトのオーナーシップを持って社内展開することになったきっかけを教えてください。

<馬場>
ダイバーシティ推進室では、2017年度より働き方改革(社内呼称;ワークスタイルイノベーション(WSI))を行ってきました。WSIは、『会社も社員も競争力をアップし持続的成長を実現する』ことを目的に据え、『労働生産性を高めること』を手段として活動してきました。
WSIの目標達成のためには、社員が能力を発揮できる環境が必要であり、その条件として、以下を規定しています。
①社員が心身共に健康で活力があること
②新しいことに挑戦できる風土の下、常に自己研鑽していること
③仕事以外の個々の事情があっても活躍できる(≒働き方の多様性を認める)環境があること

特に、②の『挑戦:Challenge』というキーワードは、JSRの4つの行動指針の中核をなすものであり、これを実行するための施策としてTeamSuiteに注目をしたことが当初のきっかけです。
挑戦しやすい環境をつくるためには、『業務や組織(自部門)へのエンゲージメントを高める』必要があると考え、『感謝や称賛といったポジティブなフィードバックの贈り合いを常態化』することをそのための必要ステップとして位置づけ、その手段として、TeamSuiteを活用しています。
加えて、2020年は、COVID-19により、働き方だけでなく、コミュニケーションの取り方にも大きな変化がありました。工場においてはテレワークの実施率は高くありませんが、対面でのコミュニケーションのあり方が変化しました。このような環境の変化の中、メイン業務だけでなく、補助業務を行う上でも、コミュニケーションを見える化し、隠れた善行に日をあてることができるTeamSuiteはとても魅力的です。

―実際に鹿島工場でTeamSuiteを導入することになったきっかけと、相澤さんがプロジェクトに携わることになったきっかけを教えてください。

<相澤>
私が所属する部署では、仕事に対する意識調査にて、自身の業務にやりがいを感じていないメンバーが一定数存在しており、また職場内のコミュニケーションにおいては特にマネジメント層とメンバー間のお互いの理解が不足していることから、組織運営、人材育成、コミュニケーション等の領域で認識のギャップが大きいという課題がありました。そこで、「やりがい」と「相互理解」をキーワードに『メンバー一人一人がモチベーションを持って業務に取り組み、多様化する事業環境や業務内容に柔軟に対応できるチームに』という目標を掲げ、『組織風土改革』を業務としてやってみないか?と新たに着任された所属長に声をかけてもらったことがTeamSuiteプロジェクトに参加したきっかけです。

過去の失敗経験を活かしたアプローチ

~理論的な正しさよりも、一人ひとりの目的への「腹落ち」を重視~

―導入にあたり運営チームとして苦労した点を教えてください。

<相澤>
私は、過去に鹿島工場内で部署の垣根を超えた横のつながりを作ることはできないかと、ボトムアップ活動を提案してSNSコミュニティを作ったことがあります。プラットフォームがあれば自然と活用されていくものだと安易に考えてしまった結果、全く浸透させることができませんでした。
そこから、浸透において大切なことは、
「具体的に何を成し遂げたいのかという目的設定」
であるということを学びました。そこで今回は、コミュニティオさんのカスタマーサクセス担当の方にも運用開始前から参加していただきながら、時間をかけて「目的の言語化」とメンバーへのインプットのフォローをいただき準備しました。
運用開始後も、メンバーに目的を繰り返しインプットし、納得感をもって参加してもらうことに注力するとともに、所属長が丁寧に1on1での面談を実施して、メンバーの良いところを具体的にフィードバックくださったこともあり、課内においては初月から全員が利用してくれました。
「操作方法が分からない」「何を投稿したらいいかわからない」という声には、運営チームメンバーおよびそのサポートメンバーがレクチャーして乗り越えました。また、機能面での改善要望については、コミュニティオさんで迅速に対応していただけた点も導入初期の浸透を後押しする形となりました。

感謝・称賛の共有から強みを活かし、弱みを補える組織へ

―運用していく中で「TeamSuite」を通じてより良くするための取り組みや工夫していることはありますか?

<相澤>
導入初期はスムーズにいった一方、運用する中で「TeamSuiteの導入意義は納得できたが、感謝・称賛を贈りあうだけで本当にありたい姿に近づくのか、これが仕事なのか否かも不明瞭で、やや取り組みに躊躇する」という声があがり、継続運用への懸念が見えてきました。そこで、所属長と運営チームで協議し、TeamSuiteのより効果的な活用と、利用の習慣化を目的に「人材育成」と「安全活動」を紐づけて業務として取り組む運用を追加しました。

我々が目標として掲げた「多様化する事業環境や業務内容に柔軟に対応できるチーム」にするためには、カッツ理論に代表されるようなスキルの向上が必要であり、自社においては、人材育成の指針に基づくフィードバックによって達成できると考えました。そこで、所属長主導のもと、JSRとしての人材育成項目をステッカーの形で表現し、それらを意識しながら、マネジメント層がメンバーの成長を促すフィードバックの仕組みを作りました。
これは、個の成長にフォーカスし、マネジメント層が評価軸を意識しながらリアルタイムにフィードバックを繰り返すことで、メンバーは成長に繋がる行動を、マネジメント層は成長を促すフィードバックを認識・学習し成果に結びつけることを目的にしています。

フィードバック運用

マネジメント層からのフィードバックはエンパワメント(湧活)にもなり、メンバーの「やりがい」の向上に繋がるのではないかと考えています。メンバーひとり一人が自分の強みや弱みに気付いて、フィードバック内容を生かしながら自発的に個性を伸ばしていく環境にできたら嬉しいです。
加えて、TeamSuiteはメンバー全員のやり取りがタイムラインで共有でき、周囲が「いいね」ボタンで反応できるというとてもシンプルなUI(ユーザーインターフェース)が魅力です。この良さを生かして、贈り合った感謝・称賛そしてフィードバックを共有することで、メンバー個々の特性を理解し合い、それぞれの強みを活かし、弱みを補える組織にしていきたいと思っています。

また、安全活動に関しては、従来の仕組みとしてあった工場内の危険箇所、気になるところを抽出する「ヒヤリハット」をTeamSuite内で実施しています。
実際にヒヤッとしたとき、危険源が気になったときに手軽に投稿できることから、TeamSuite導入後2か月で前年度に提出されたヒヤリハットの半数以上の件数が投稿されました。ヒヤリハットがタイムラインで共有されると、日常的に危険箇所を認識することができ、更に、返信機能により部署全体で対策を考えることができる点はTeamSuiteを用いる利点でした。

ヒヤリハットステッカー運用

―導入してみて実際にどのような効果がでましたか?

<相澤>
TeamSuiteの効果測定は、メンバーへのアンケ―トを通して定性的に計測・評価しています。
具体的には、導入から一か月後のアンケート結果にて、感謝が伝わりやすくなった、課内の隠れた善行を見つけることができた、といった項目が導入前と比較して大きく増加しました。加えて、感謝や称賛をもらう頻度や、メンバーが業務の中で工夫する頻度についても、導入後に大きく改善傾向がみられました。
導入から半年後のアンケートの結果では、やりがいを感じていない人が20%減少し、メンバーの47%が自己肯定感の向上を実感したとの回答を得ることができました。

シフト勤務で働く新入社員から、「同じ部署でも、働く場所も時間帯も異なり、部署のメンバーや、仕事を知ることが難しかった。TeamSuiteの投稿やプロフィールによって顔を合わせることが少ないメンバーを理解することができた」といったコメントをもらったときには「やって良かった!」と心から思いました。

おわりに

<馬場>
製造技術第一センター鹿島チームでの取り組みが社内報で取り上げられたことにより、現在は新たに6部署(鹿島2、四日市2、筑波2)でTeamSuiteの導入が進んでいます。他部署の運営チームのメンバーは、組織をより良くしていく、という共通の目標を持っていると思いますので、運営チームメンバー間でも部署を超えて交流を図りながら、コミュニティオさんが企画されている他社の運営チームの方々との交流会にも積極的に参加し、より良いTeamSuite運営と、ユーザー視点での機能要望をコミュニティオさんにフィードバックしていければと思っています。